O CONDOMÍNIO E O CONTADOR

A Contabilidade e a Segurança do Síndico

Qualquer entidade que, para sua existência necessite de bens de qualquer natureza, sejam próprios ou de terceiros, requer para sua continuidade, manter controle desses bens e de sua movimentação através da escrituração contábil regular, realizada de acordo com os princípios e normas contábeis. É comum entre os condomínios os síndicos descuidarem-se desta questão, relegando a segundo plano a segurança dos controles e das contas, e as vezes até para propiciar economia ao condomínio, fazem eles mesmos os controles das despesas e receitas do empreendimento, sem estarem preparados para tanto ou contratam pessoas sem as qualificações necessárias para a realização da tarefa. É bom lembrar que o síndico responde até com seus bens particulares por qualquer falha ou omissão na prestação de contas da entidade que administra. Não é tarefa do síndico realizar a escrituração, mas sim contratar profissional habilitado que responderá pelas contas, cabendo a ele orientar e, se for o caso, exigir do administrador a documentação necessária e hábil, para assegurar aos condôminos confiabilidade quanto aos movimentos financeiros e patrimoniais havidos em cada período de gestão. Prestar conta é obrigação do síndico, e somente é possível fazê-la, através de escrituração contábil regular. Os chamados demonstrativos de despesas, comumente utilizados, não servem para prestação de contas, pelo contrário, concorrem, na maioria das vezes, para o surgimento de dúvidas e aumento da inadimplência. Por outro lado o valor extraído da contabilidade regular é título executivo para cobrança por via judicial ou qualquer outro meio. O objetivo dos síndicos é administrar o condomínio com o mínimo de custos proporcionando o máximo de benefícios aos condôminos, constituindo-se um dos grandes problemas a inadimplência, que decorre, na maioria das vezes, da falta de segurança para execução da dívida, resultado de inexistência do título próprio extraído da contabilidade e de inobservância das formalidades legais. A falta de conhecimento técnico do síndico, além da responsabilidade que lhe pode ser imputada, pode por vezes prejudicar o condomínio, como por exemplo: a multa do condômino que não pagar a sua contribuição no prazo fixado na convenção ficando sujeito ao juro moratório de 1% ao mês, e multa de até 2% sobre o débito, que pode ser atualizado, se estipular a convenção, conforme previsão da Lei 4.591, regra não observada pela maioria dos síndicos que acaba por prejudicar os condôminos que cumprem com suas obrigações em dia e beneficia os inadimplentes. O atendimento das questões relativas as responsabilidades trabalhistas, fiscais, previdenciárias, e a prestação de contas são atividades que devem ser tratadas por profissionais especializados, para evitar problemas futuros ao condomínio e contribuir para a tranqüilidade do síndico, segurança aos condôminos e redução da inadimplência.

CERTIFICAÇÃO DIGITAL - CONDOMÍNIOS

Certificação Digital para condomínios

 

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Saiba porque é importante tirá-la a tempo

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Desde o começo de 2012, a Caixa Econômica Federal avisa: é necessário que os condomínios, entre outros, providenciem certificados digitais.  O prazo final para emissão venceu em 30 de junho de 2013, mas novamente foi prorrogado. Mesmo assim, ainda muitos condomínios não fizeram a lição de casa. 

Por isso, é importante que síndicos e administradoras façam um esforço conjunto para que estes condomínios consigam sua assinatura eletrônica. Só com ela será possível acessar o canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal.

Sem esse acesso, o síndico não consegue enviar dados importantíssimos referentes aos seus funcionários, e pode, inclusive, ser penalizado com multas pela Justiça do Trabalho, além do condomínio ficar suscetível a processos trabalhistas.

As dúvidas ainda são muitas sobre o tema. Pensando nisso, elaboramos um pequeno guia com perguntas e respostas frequentes sobre o tema.

ESCLAREÇA SUAS DÚVIDAS
 

Por que preciso providenciar a certificação digital?

Ela servirá para que o síndico, ou a administradora, utilize o canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal. É por ali que trafegam informações sobre o FGTS, INSS, RAIS, entre outros.

Se meu condomínio não tem funcionários, eu preciso da certificação digital?

Ainda assim é necessário investir na assinatura eletrônica, já que quem faz uso de RPAs (recibo de pagamento para autônomos) também terão de usar o canal “Conectividade Social” para fazer a transmissão de dados. Informações sobre o Imposto de Renda também serão enviados por esse canal.

É necessário para todos os condomínios?

Sim, todos, sem exceção, devem ter o seu certificado digital em mãos

Qual o prazo máximo para estar certificado?

A Caixa Econômica Federal estipulou como prazo inicial 31 de dezembro de 2011, mas prorrogou o prazo para 30 DE JUNHO DE 2013 e agora o prorrogou novamente. Ou seja, até a data do prazo final, todos os condomínios do país devem estar com a certificação em dia e já funcionando. A Caixa já deixou claro que não pretende expandir o prazo novamente.

Por que é ruim deixar para a última hora?

Além do estresse comum do final do ano, pode ser que o condomínio não esteja com a documentação em dia. Dessa forma, pode ser que não haja tempo hábil para estar em dia com as obrigações com a Receita Federal e com a Caixa Econômica Federal. Soma-se a isso, possíveis lentidões nos sites de emissão devido à sobre-carga do sistema.

O que acontece se meu condomínio não providenciar a assinatura eletrônica?

Nesse caso, dados importantes sobre os funcionários, não serão enviados à Caixa Econômica Federal. O síndico e o condomínio ficam passíveis de processos trabalhistas e multas da Justiça do Trabalho.

Quais os documentos são necessários?

São necessários os seguintes documentos originais e suas cópias simples:

• Instituição do condomínio (como se fosse a certidão de nascimento do empreendimento, disponível no cartório de imóveis)
• Especificação do condomínio (parte da instituição, o documento é feito quando a construtora projeta o condomínio)
• Convenção do condomínio
• Cartão de CNPJ do condomínio
• Ata de eleição do síndico
• RG e CPF do síndico (ou CNH) e comprovante de residência

E se o cadastro do síndico atual não estiver atualizado junto à Receita Federal?

Um entrave para muitos condomínios obterem o certificado digital é o síndico atual não estar cadastrado na Receita Federal. Essa pequena correção pode atrasar, e muito, aqueles que ainda não emitiram a sua assinatura digital.

Outro problema que pode acontecer devido à desatualização do cadastro na Receita é que o antigo síndico pode ser responsabilizado por erros, fraudes ou má conduta da gestão atual.

Por isso, buscamos um passo a passo de como alterar o nome do antigo responsável pelo condomínio pelo atual. Em geral, esse trâmite é realizado com a ajuda da administradora. Veja aqui 

Que vantagem traz estar certificado?

Além de estar em dia com a legislação, fica bem mais simples saber se as contribuições dos funcionários estão em dia, sendo feitas corretamente, ou se a administradora/empresa terceirizada está atrasando aos direitos dos colaboradores.

Como se dá todo o trâmite?

1. Primeiro, entre em contato com uma AR (Autoridade de Registro) em sua região. É essa empresa quem expede a certificação digital.
2. Na maioria dos casos, você pode adquirir o certificado pelo próprio site da AR. Para tanto, tenha em mãos as seguintes informações: número do CNPJ; Razão social; endereço completo; nome completo, RG e CPF do responsável pelo CNPJ
3. Após o pagamento, agenda-se um horário (pode ser no próprio site também) para que o síndico vá até a AR apresentar os documentos necessários para a expedição da assinatura eletrônica. Após esse encontro, o certificado digital está apto para funcionar em pouco tempo.

Benefício: 
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Posso pedir para outra pessoa ir fazer o certificado para mim?

Não. Apenas o síndico pode retirar o equipamento em uma autoridade certificadora. A administradora pode ajudar colocando em ordem a documentação do condomínio e do síndico, mas quem deve ir ao agendamento é o responsável pelo empreendimento. Não é possível fazê-lo por meio de procurações, por exemplo.

Por que tanta gente acha difícil tirar o certificado?

Porque os documentos precisam estar todos sem nenhum tipo de discrepância. O nome do síndico, grafado de maneira igual ao que está nos seus documentos, deve estar na base da Receita Federal, como responsável pelo empreendimento. O nome do condomínio também deve estar escrito da mesma maneira, seja na Receita Federal ou nas atas apresentadas no momento de tirar o certificado.

Meu condomínio foi construído antes de 1964, e não tem convenção. Como é possível fazer a certificação?

Nesses casos, é possível fazê-la tendo em mãos a matrícula-mãe do empreendimento.

Quanto tempo demora para obter a assinatura eletrônica?

Isso vai depender das condições da papelada do condomínio. Se estiver tudo em dia, da maneira correta, sem nenhum erro, depende apenas da instituição de irá expedir o certificado. Mas quando há discrepâncias, pode chegar a demorar mais de vinte dias, até que o empreendimento coloque seus papéis em ordem.

Que tipo de equipamento vale mais a pena?

Depende de quem irá usá-lo. Se o condomínio contar com a ajuda de uma administradora, o condomínio poderá arcar apenas com os custos de um cartão – os custos das leitoras poderão ser divididos. Porém, se é com o síndico que o equipamento vai ficar, ele pode optar pela compra de um tokien (aparelho similar a um pen drive), ou pelo combinado de cartão e leitora.

Qual o custo para emitir o certificado?

Para os produtos Cartão inteligente + Leitora ou Token USB, o valor médio de mercado é de de R$ 470,00 (certificado com validade de 36 meses). Para quem for adquirir apenas o Cartão Inteligente, o valor médio tem sido em torno de R$ 300,00

Desconto

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Saiba mais

• SíndicoNet - TV: o que você precisa saber sobre Certificação Digital para Condomínios

Fontes consultadas - Gabriel Karpat, diretor da administradora GK, Mara Alves Brock, gerente do departamento jurídico do Secovi-SP, Cristiano de Souza, advogado especializado em condomínios e consultor SíndicoNet, José Roberto Iampolsky, diretor da administradora Paris Condomínios,Daphnis de City Lauro, advogado e colunista SíndicoNet

PERGUNTE.

Estamos começando, buscando preencher um espaço até o momento com poucos profissionais dedicados exclusivamente à estes assuntos (do blog), a nova legislação exige maior atenção daqui por diante, pois criou muitas obrigações fiscais e trabalhistas, tanto para os síndicos e/ou administradores de condomínios, para os empregadores domésticos e aos profissionais liberais, estes últimos alvos da vez da Receita Federal.

Se houver alguma dúvida, favor deixar aqui no blog, buscarei respondê-las o mais rápido possível, que poderá tirar a sua, a minha e a dúvida de vários outros leitores do blog.

Um Grande Abraço.

Luiz Precioso

UM NOVO COMEÇO

Depois de 31 anos atuando como contabilista em diversos setores da economia brasileira, chega a hora de trilhar outras formas de exercício da profissão contábil. Inicio agora uma nova empreitada buscando utilizar a experiência adquirida ao longo dos anos em benefício de um público específico criado pelas novas legislações.

- Empregadores Domésticos: Se deparam com novas exigências trabalhistas, novos direitos dos empregados, minúcias no registro, controle de ponto, recibos, recolhimento de INSS e FGTS, informativos, isso sem contar as regulamentações ainda tramitando pelas esferas governamentais.

- Condomínios Residenciais: A legislação de Belo Horizonte traz agora a obrigação dos condomínios declararem os serviços tomados, seja de pessoa jurídica ou física, bom, para cumprir essa exigência municipal, os edifícios devem se cadastrar também no CNPJ que cria outro leque de declarações e informativos, alcançando o INSS e o Ministério do Trabalho e, apesar de ser isento de tributos sobre sua receita, torna-se co-responsável pelas retenções dos prestadores contratados.

- Profissionais Liberais: Médicos, Dentistas, Fisioterapeutas, Engenheiros, Advogados entre outros profissionais que optaram pela categoria de Profissionais Liberais, tem que estar atentos às legislações específicas, onde existem diversas formas de arrecadação e, dependendo da receita e do público alvo pode levar a tributação às alturas. 

A confecção do livro-caixa é simples, mais sua análise num contexto geral onde a atividade profissional se funde à particular, deve ser tratada com cuidado evitando-se assim equívocos e prejuízos na Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física.

Por isso, buscando dar segurança quanto às obrigações a cumprir nestes setores da economia, voltados principalmente aos profissionais, empregadores e síndicos cuja especialização não abrange conhecimentos contábeis, resolvi entrar nessa vertente, me atualizando na área, prestando um serviço de qualidade e direcionado apenas a estes três setores econômicos.